Consultoria

A Gestão de Estoques nas empresas deixou de ser apenas “importante” para uma obrigatoriedade Fiscal. Com a inclusão do Bloco K para todas as empresas, a gestão dos estoques precisará ter uma atenção dobrada.

Não iremos focar no Bloco K, mas sim, na importância e métodos para que a acuracidade do estoque seja o mais próximo do 100%.

Importância

A falta de controle dos Estoques é um dos maiores vilões que afetam diretamente a Produção. Já presenciei empresas que tiveram sua produção paralisada por falta de um parafuso! Aí você já pode imaginar a correria...

Tão importante como ter todos os materiais necessários para a Produção em estoque, é saber onde encontra-los, tê-los na quantidade certa e na hora certa.

Abaixo você irá encontrar ferramentas para Gestão de Estoques como: Endereçamento, Ponto de Pedido, um método de Controle por depósitos e um modelo para Inventário Rotativo. Existem várias outras ferramentas utilizadas para gerir estoques, mas esses descritos abaixo são a base para iniciar um bom trabalho.

Endereçamento

O endereçamento é muito importante para a localização dos materiais dentro do seu almoxarifado. Por mais simples ou pequeno que seja seu estoque, facilmente podemos ficar perdendo tempo tentando encontrar os materiais. Principalmente nos casos de rotatividade de pessoal ou se há muitas pessoas acessando ele.

O método de utilizo para endereçamento em Gestão de Estoques é muito simples... duas letras e dois números.

Por exemplo:

A1A1, onde:

Primeiro A – Coluna dos Porta Pallets

Primeiro 1 – Lado direito ou esquerdo da Coluna

Segundo A – Espaço do pallet (escrito no chão)

Segundo 1 – Vão da Prateleira

Segue ilustração abaixo:

É importante lembrar que o mesmo endereçamento deverá estar no seu sistema ERP. Assim cada item será facilmente localizado, tanto via sistema como no depósito.

Ponto de Pedido.

O ponto de pedido é a quantidade em estoque que uma vez atingida, inicia o processo de compra ou produção, considerando o consumo médio mensal, o tempo de reposição e o estoque de segurança. Dessa forma, a fórmula para cálculo do ponto de pedido é PP= ((CM/30)*TR) + ES.

PP = Ponto de Pedido

CM = Consumo Médio

TR = Tempo de Reposição

ES (CM/30) * Dias de Segurança = Estoque de Segurança.

Obs.: Nesta fórmula estou dividindo o CM por 30 para termos a quantidade de peças por dia.

Sendo assim, podemos imaginar a seguinte situação:

Um determinado item tem seu Consumo Médio - CM em torno de 500 peças e o Tempo de reposição - TR (tempo que levará para este material entrar em sua fábrica novamente desde a colocação do pedido) é de 15 dias. O Estoque de Segurança - ES é quantos dias você irá considerar à mais, para os casos de atraso do fornecedor ou transportadora e etc. Vamos imaginar uns 5 dias à mais neste caso.

Então,

PP = ((CM/30)*TR) + ES.

PP = ((500/30)*15) + ((CM/30) * 5)

PP = (16,67 * 15) + (16,67 * 5)

PP = (250,05 + 83,35)

PP = 333,4 peças

Assim que este item atingir a quantidade de 333 peças o seu sistema deverá informar o comprador que ele precisa colocar um novo pedido no fornecedor.

Controle por depósitos

Nas minhas consultorias em Gestão de Estoques eu utilizo um método de Controle por Depósitos internos. À primeira vista este método parece engessar o processo, mas não; quanto mais eu me deparo com a necessidade de controle, mais eu vejo como ele funciona muito bem. Além disso; este método é utilizado por grandes empresas que possuem seu estoque em 99,9% de acuracidade.

Normalmente os sistemas ERP são configurados com um depósito único, chamado de Depósito Central ou Depósito 1.

O método que utilizo é dividir este Depósito em vários outros controlando o material em cada ponto em que ele se encontra.

Normalmente os depósito são:

Dep. 1 - Recebimento

Dep. 2 – Almoxarifado

Dep. 3 – Produção

Dep. 4 – Expedição

Dep. 5 – Retrabalhos

Dep. 6 – Sucatas

Dep. 7 – Devoluções

Segue exemplo abaixo:

Neste modelo o material é transferido de um depósito para outro através de transferências entre depósitos. Esta atividade já existe dentro dos ERP’s, porém nem sempre é utilizado.

Em minhas consultorias em Gestão de Estoques eu utilizo de uma brincadeira que define bem este processo. Eu falo que cada item do nosso estoque tem Corpo e Alma! O corpo é o que vemos (físico) dentro do depósito e a alma é o saldo dele no sistema. Se o corpo esta no depósito 2 (Almoxarifado) a alma dele (Sistema) também deve estar no depósito 2.

Assim sendo, quando o corpo e a alma não estão no mesmo lugar, nós temos um “furo” de estoque.  

Este método ajuda e muito na conferência dos itens num inventário rotativo, por exemplo. Facilmente nós podemos contar o item depósito à depósito, sem precisar procurar pela fábrica inteira onde o material se encontra.

Outro fato importante é identificar a sua fábrica com os depósitos conforme o modelo acima. Assim fica muito claro as etapas que o material anda e onde os depósitos cadastrados no sistema estão fisicamente.

Inventários Rotativos

• O que é?

Inventário Rotativo ou Inventário Físico é um processo de recontagem física e contínua de todo o estoque. Esta tarefa pode ser realizada diária, semanal ou mensalmente. Este processo é indispensável para as empresas que desejam ter seus estoques apurados.

Existe uma pequena fórmula para você precisa saber! Se você deseja rodar a contagem de todos os itens do seu estoque 1 vez por mês você precisa fazer a seguinte conta:

Total de Itens no estoque - 356 itens

Total de dias úteis no mês – 21 dias

Então:

356 / 21 = 16,95 itens.

Você precisará contar 17 itens por dia.   

Se quiser rodar a contagem 2 vezes por mês é só dividir pela metade os dias úteis e assim por diante.

• Onde o Inventário pode dar errado?

Eu elaborei uma ficha para inventário que descreve todas as observações necessárias para não haver erros e colocar o inventário abaixo.

Se você não tiver os depósitos compartilhados conforme o modelo de Controle por Depósitos descrito acima, você terá vários pontos que precisam de atenção.

São eles:

1 – O item precisará ser localizado em todos os locais da empresa;

2 – Todas as Notas fiscais de Entrada de Materiais precisam ser lançados para a contagem;

3 – O setor de Expedição precisa ser travado durante este processo;

4 – É preciso verificar se existe material ou NF de devolução para ser emitido;

5 – O pessoal que irá fazer a contagem precisa ser treinado para contagem;

6 – O material precisa estar identificada com etiquetas para não haver engano ou contagem de item errado.

As observações acima irão te auxiliar numa contagem de estoque sem que você coloque à perder todo o seu inventário.

Aqui ficam algumas dicas e observações para Gestão de Estoques. A JGV Soluções tem experiência em consultoria de Gestão de Estoques realizadas em diversas empresas em SC nos ramos da Construção Civil, Fiação, Fabricantes de Terminais de Auto Atendimento, Metalúrgica, Alimentício e outros.

Gestão de Estoques é redução de custos!